Хранение документов

Хранение документов

Рано или поздно, практически каждой организации приходится решать проблему хранения документов. Согласно статистике большая часть бумаг двухлетней давности и выше требуются для работы крайне редко. Не смотря на это, согласно законодательству, сохранность многих документов должна обеспечиваться на протяжении в 5, 10 и иногда и 20 лет.

Организация и содержание собственного хранилища документов весьма дорогое удовольствие, ведь аренда помещений, их переоборудования и наём архивариусов, требует внушительных денежных вливаний. Именно поэтому прекрасной альтернативой в данном случае является хранение документации в архивах нашей компании.

На сегодняшний день, к вниманию клиентов представлены услуги по учету, хранению и уничтожению старых документов. «Архив-Профи» позволит Вам раз и навсегда решить проблему хранения документации.

При этом, в случае острой необходимости, Клиент будет иметь возможность получить одну или несколько бумаг порученных нам для хранения, служба доставки компании привезет Вам в офис необходимые документы в максимально сжатые сроки. Стоит отметить, что помимо оригиналов бумаг, в случае необходимости, могут быть доставлены и копии или электронные версии документов.

Кто определяет сроки хранения документов?

В том случае, если Вы решили сдать документы в архив, необходимо провести экспертизу документов, изучив их ценность с научной и практической стороны. Основываясь на полученные данные можно определить сроки хранения документов.

Какие могут быть назначены сроки хранения документов?

В зависимости от результатов проверки, комиссия имеет право назначить следующие сроки хранения бумаг:

кратковременные сроки - менее 10 лет;
долговременные сроки - более 10 лет.

Подготовка документов

Специалисты нашей компании помогут вам подготовить документы к хранению, составят описи, сгруппируют документы и вывезут бумаги в хранилище.

Конфиденциальность хранения

Подчеркнём, что хранения Ваших бумаг строго конфиденциально. Доступ к хранящимся документам могут иметь только назначенные Клиентом представители его организации, а так же уполномоченные сотрудники «Архив-Профи». При этом коробки с документами в обязательном порядке подвергаются пломбированию, к тому же, в целях безопасности, информация о компании-заказчике на коробах значиться не будет.

__________

Существование любой организации неразрывно связано с формированием документов, сохранность которых она обязана обеспечить. Информация, содержащаяся в таких документах, – это, как правило, один из наиболее ценных активов компании. Поэтому обеспечение безопасности документов Вашей компании и ограничение возможности доступа к ним, является первоочередной задачей любого предприятия. Многие компании вкладывают огромные финансовые средства в создание своих собственных архивов, в частности, в хранение бухгалтерской документации, и все же поисковая система работает либо слишком медленно, либо документы часто теряются. В связи с этим многим предпринимателям приходит в голову мысль о внеофисном хранении документов.

Несомненно, такой подход к делу имеет некоторые преимущества. Во-первых, наиболее важные документы Вашего предприятия будут под защитой. Причем вы сможете не волноваться за свои документы и в случае внезапной проверки контролирующих Вашу деятельность органов. Ведь часто случается, что проводя обыск, например, правоохранительные органы не успевают проверить все документы, пакуют их в коробки и увозят с собой. Нередко очень сложно получить все документы обратно. Во-вторых, хранение документов вне офиса довольно выгодно – Вы можете экономить на оплате аренды архивного помещения, а также на выплате зарплаты сотрудникам архива.

Есть и еще один немаловажный момент – в большинстве компаний, как правило, отсутствует четкая и налаженная структура хранения документации. Большая часть документов Вам, скорее всего второй раз не понадобится, а вот те, что необходимы будет трудно отыскать, поскольку никто не знает, что есть в Вашем архиве и туда постоянно попадает та информация, которая там уже есть. В результате на поиск нужных документов зачастую тратиться очень много времени.

Если же Вы воспользуетесь услугами по внеофисному хранению документов нашей компании, то проблема с поиском нужных в данный момент документов будет решена раз и навсегда.

Наши специалисты помогут в короткие сроки подготовить Ваши документы к хранению, составят описи, систематизирую, надлежащим образом упакуют все и перевезут в место хранения. В зависимости от сроков хранения – временного и постоянного – Мы определим период хранения в архиве документов Вашей компании. Этот срок может быть как небольшим – до пяти лет, так и длительным от 10 лет.
Обратившись к нам, Вы получаете следующие преимущества:

1)Экономия ценного офисного пространства. Мы быстро подготовим документы к хранению и перевезем их из Вашего офиса в наше хранилище, что освободит Вам приличный объем пространства.

2) Удобный и быстрый доступ к любой Вашей документации. Сотрудники нашей компании четко структурируют хранение Ваших документов, и Вы в любое время быстро сможете получить на руки любые необходимые документы из Вашего архива.

3) Гарантия конфиденциальности хранения. Доступ ко всем хранящимся у нас документам получают только уполномоченные представители вашей компании и сотрудники нашей организации. Отсутствие какой-либо информации о Вас на коробах с документами, а также опломбирование всех коробов существенно затрудняет доступ к документам посторонних лиц.

4) Быстрая доставка документов. Служба доставки нашей компании максимально быстро обеспечит доставку всех необходимых Вам документов прямо в офис вашей компании. Помимо оригиналов документов по Вашему желанию мы готовы доставить копии или электронные версии Ваших документов на любом устраивающем Вас носителе.

	Хранение документов Хранение документов Рано или поздно, практически каждой организации приходится решать проблему хранения документов. Согласно статистике большая часть бумаг двухлетней давности и выше требуются для работы крайне редко. Не смотря на это, согласно законодательству, сохранность многих документов должна обеспечиваться на протяжении в 5, 10 и иногда и 20 лет. Организация и содержание собственного хранилища документов весьма дорогое удовольствие, ведь аренда помещений, их переоборудования и наём архивариусов, требует внушительных денежных вливаний. Именно поэтому прекрасной альтернативой в данном случае является хранение документации в архивах нашей компании. На сегодняшний день, к вниманию клиентов представлены услуги по учету, хранению и уничтожению старых документов. «Архив-Профи» позволит Вам раз и навсегда решить проблему хранения документации. При этом, в случае острой необходимости, Клиент будет иметь возможность получить одну или несколько бумаг порученных нам для хранения, служба доставки компании привезет Вам в офис необходимые документы в максимально сжатые сроки. Стоит отметить, что помимо оригиналов бумаг, в случае необходимости, могут быть доставлены и копии или электронные версии документов. Кто определяет сроки хранения документов? В том случае, если Вы решили сдать документы в архив, необходимо провести экспертизу документов, изучив их ценность с научной и практической стороны. Основываясь на полученные данные можно определить сроки хранения документов. Какие могут быть назначены сроки хранения документов? В зависимости от результатов проверки, комиссия имеет право назначить следующие сроки хранения бумаг: кратковременные сроки - менее 10 лет; долговременные сроки - более 10 лет. Подготовка документов Специалисты нашей компании помогут вам подготовить документы к хранению, составят описи, сгруппируют документы и вывезут бумаги в хранилище. Конфиденциальность хранения Подчеркнём, что хранения Ваших бумаг строго конфиденциально. Доступ к хранящимся документам могут иметь только назначенные Клиентом представители его организации, а так же уполномоченные сотрудники «Архив-Профи». При этом коробки с документами в обязательном порядке подвергаются пломбированию, к тому же, в целях безопасности, информация о компании-заказчике на коробах значиться не будет. __________ Существование любой организации неразрывно связано с формированием документов, сохранность которых она обязана обеспечить. Информация, содержащаяся в таких документах, – это, как правило, один из наиболее ценных активов компании. Поэтому обеспечение безопасности документов Вашей компании и ограничение возможности доступа к ним, является первоочередной задачей любого предприятия. Многие компании вкладывают огромные финансовые средства в создание своих собственных архивов, в частности, в хранение бухгалтерской документации, и все же поисковая система работает либо слишком медленно, либо документы часто теряются. В связи с этим многим предпринимателям приходит в голову мысль о внеофисном хранении документов. Несомненно, такой подход к делу имеет некоторые преимущества. Во-первых, наиболее важные документы Вашего предприятия будут под защитой. Причем вы сможете не волноваться за свои документы и в случае внезапной проверки контролирующих Вашу деятельность органов. Ведь часто случается, что проводя обыск, например, правоохранительные органы не успевают проверить все документы, пакуют их в коробки и увозят с собой. Нередко очень сложно получить все документы обратно. Во-вторых, хранение документов вне офиса довольно выгодно – Вы можете экономить на оплате аренды архивного помещения, а также на выплате зарплаты сотрудникам архива. Есть и еще один немаловажный момент – в большинстве компаний, как правило, отсутствует четкая и налаженная структура хранения документации. Большая часть документов Вам, скорее всего второй раз не понадобится, а вот те, что необходимы будет трудно отыскать, поскольку никто не знает, что есть в Вашем архиве и туда постоянно попадает та информация, которая там уже есть. В результате на поиск нужных документов зачастую тратиться очень много времени. Если же Вы воспользуетесь услугами по внеофисному хранению документов нашей компании, то проблема с поиском нужных в данный момент документов будет решена раз и навсегда. Наши специалисты помогут в короткие сроки подготовить Ваши документы к хранению, составят описи, систематизирую, надлежащим образом упакуют все и перевезут в место хранения. В зависимости от сроков хранения – временного и постоянного – Мы определим период хранения в архиве документов Вашей компании. Этот срок может быть как небольшим – до пяти лет, так и длительным от 10 лет. Обратившись к нам, Вы получаете следующие преимущества: 1)Экономия ценного офисного пространства. Мы быстро подготовим документы к хранению и перевезем их из Вашего офиса в наше хранилище, что освободит Вам приличный объем пространства. 2) Удобный и быстрый доступ к любой Вашей документации. Сотрудники нашей компании четко структурируют хранение Ваших документов, и Вы в любое время быстро сможете получить на руки любые необходимые документы из Вашего архива. 3) Гарантия конфиденциальности хранения. Доступ ко всем хранящимся у нас документам получают только уполномоченные представители вашей компании и сотрудники нашей организации. Отсутствие какой-либо информации о Вас на коробах с документами, а также опломбирование всех коробов существенно затрудняет доступ к документам посторонних лиц. 4) Быстрая доставка документов. Служба доставки нашей компании максимально быстро обеспечит доставку всех необходимых Вам документов прямо в офис вашей компании. Помимо оригиналов документов по Вашему желанию мы готовы доставить копии или электронные версии Ваших документов на любом устраивающем Вас носителе.