Выделение дел к уничтожению

    
     Полное название (и это важно) данного вида работ – выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, утративших научно- историческую ценность и практическое значение.

     Никто не заставляет организацию уничтожать нужные ей документы, даже если срок хранения их по закону истек. Любая организация имеет право самостоятельно увеличить (но ни в коем случае не уменьшить) срок  хранения любых своих документов. Хотите хранить главные книги (срок хранения – 5 лет) постоянно – храните. Имеете право. Но не удивляйтесь тому, что у вас не хватает места для новых документов.

     Вообще-то  выделение документов к уничтожению является частью более обширного комплекса работ – экспертизы ценности документов организации. В этом случае оно наиболее эффективно: выделяется до 100% документов с истекшими сроками хранения.

     Но иногда по каким-либо причинам – в первую очередь финансовым –  экспертиза ценности не заказывается. Это  вполне допустимо. Организация поручает отобрать на уничтожение либо документы каких-нибудь определенных категорий (бухгалтерские, складские и т.п.), либо «документы в этом помещении». В принципе, ничего особо страшного в этом случае не произойдет: при профессиональной работе в отобранные документы не будут включены те, которые по закону уничтожать нельзя. Но эффективность работы может составить до 50% (т.е. будет отобрана только половина из возможных документов), а то и ниже:  многие документы, представляющиеся организации важными, на самом деле таковыми не являются и имеют не постоянные и длительные, и даже не обычные 5 лет сроки хранения, а 3 года, год, полгода или вообще не имеют срока хранения (т.е. срок хранения – 0). В этом случае вряд ли возможна полная обработка документов по личному составу (их не 3–4 вида, как обычно представляют, а гораздо больше).

     Выделение документов к уничтожению является одним из самых высоко-квалифицированных видов архивных работ. И проводить его могут далеко не все архивисты.

     Во-первых, слишком велик риск неисправимой ошибки – уничтоженные документы практически невозможно восстановить.

     Во-вторых, при установлении срока хранения документа необходимо применять (соответственно, знать и уметь  использовать) большое количество разнообразных нормативных документов: и Налоговый кодекс, и постановления Коллегии Главархива, и номенклатуры (если они есть) организации (а их может быть до 3 видов одновременно), и Перечни 2007, 2000 и 1988 годов и многое другое. Причем в зависимости, например, от года создания рассматриваемого документа применимы разные нормативные документы.

      На срок хранения документа влияет множество причин – место и цель создания, вид деятельности обрабатываемой организации и т.д. Необходимо учитывать, что срок хранения документа определяется по его сути (содержанию), а не по названию. А в разные годы однотипные документы назывались по-разному, в некоторых организациях одни и те же документы за один период носят несколько (до восьми) наименований.

     В одной и той же папке могут храниться до десятка различных (и с различными сроками хранения) видов документов и т.д.,  и т.п.

     Архивист, проводящий отбор документов к уничтожению, помимо своей основной профессии должен разбираться в некоторых аспектах юриспруденции, бухгалтерского дела, кадрового делопроизводства. Хорошо представлять структуру, масштаб и виды деятельности обрабатываемой организации. Причем – в динамике. И обязательно иметь опыт архивных работ. Поэтому не стоит этим заниматься самим. Какие бы лекции  вы ни прослушали и  каким бы количеством нормативных документов ни были вооружены.