Составление описи

Составление описи

В интересах своих клиентов ООО "Архив - Профи" предоставляет услуги по составлению описи.
Прежде всего, что собой представляет процесс составления описи!?
Опись дел и документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения и их учета.

Опись документов состоит из:

• описательных статей;
• итоговой записи;
• листа-заверителя;
• справочного аппарата к описи.

Опись является базовым архивным справочником в государственных, ведомственных и муниципальных архивах, так как она служит основой для создания других справочников системы архива - путеводителей, каталогов, обзоров, указателей. В связи с этим качественное составление описи является определяющим при ее создании.

Специалисты "Архив-профи" качественно составят опись, выполнят все функции учета, зафиксируют каждую единицу хранения и приведут все единицы хранения к единому целому. С помощью порядковых номеров закрепят место каждой единицы хранения в составе описи, а в итоговой записи сформируют для Вас общее количество единиц хранения в описи.

Опись единиц хранения - это один из обязательных элементов системы государственных и муниципальных архивов:

а) является первичным учетным документом внутри фонда;
б) является справочником по составу и содержанию единиц хранения внутри фонда.

Значительно расширив свои возможности по проведению составления описи и архивной обработки архивная служба "Архив-Профи" перешагнула рубеж, за которым ее посредническая роль приобретает более масштабный характер.

Если Вы не знаете к кому обратиться и не знаете, как решить вопрос, связанный с составлением описи, утилизацией документов, архивной обработкой - обращайтесь к нам.

Архивные описи

Периодически в каждой организации проводится комплектование архива из всех завершенных в делопроизводстве дел для постоянного или временного хранения. Дела проходят экспертизу, в результате которой определяется их ценность. После этого составляются архивные описи. Архивные описи представляют собой справочник, в котором содержится перечень всех единиц в архивном фонде. Архивная опись предназначена для того, чтобы вести учет и раскрывать содержание архивного фонда. Опись дел составляется отдельно для документов постоянного хранения, отдельно для временного и отдельно для дел, касающихся личного состава.

Опись дел

Каждый год в организации необходимо составлять опись дел за прошедший год, которая производится в присутствии руководства архива и службы организации, которая занимается делопроизводством. После того как составлен годовой раздел, архивом организации делается сводная опись дел, которую контролирует соответствующее архивное учреждение.

Опись дел для постоянного хранения создается по стандартной форме в количестве четырех экземпляров. Форма, по которой составляется опись дел, предполагает оформление титульного листа и подтитула (при необходимости), в котором перечисляются изменения в названии и подчиненности организации. После того как опись дел закончена, необходимо составить к ней оглавление, а при необходимости и список сокращений и указатели. Для описи дел, которые предназначены для постоянного хранения и для дел по личному составу, отдельно составляются предисловия. Предисловие по структуре напоминает историческую справку. Отличается оно от исторической справки тем, что в нем присутствует только определенная категория документов, дается меньше информации об истории организации, а больше об особенностях состава дел и их обработке. Предисловие должно быть подписано составителем и тем лицом, которое ответственно за архив.

Что касается описи дел, которые относятся к личному составу, то их создается три экземпляра, а хранятся они 75 лет. Опись дел для временного хранения (менее 10 лет) создается в произвольной форме.

Опись документов

Опись документов обычно составляется в хронологическом порядке или по структурному принципу, а самым распространенным вариантом является объединение двух принципов, при котором опись дел формируется в хронологическом порядке, а в каждой хронологической группе – согласно подразделениям структуры. Также при описи документов учитывается степень важности дел. Стоит обратить внимание на то, что заголовки описи дел должны четко соответствовать тем, что указаны на обложке. После составления описи дел она должна быть утверждена руководством организации и быть согласована с экспертной комиссией.

Внутренняя архивная опись создается для того, чтобы документы и группы документов было при необходимости просто искать. Составляется такая опись после того, как документы были оформлены в дела, и представляет собой перечень всех дел в описи. Во внутренних архивных описях необходимо указывать страницы, на которых размещаются документы. Описание документов составляется в краткой или расширенной форме, в зависимости от содержания и категории документов.

Обязательному составлению внутренних архивных описей подлежат такие категории дел, как личные дела, трудовые договоры, судебные дела, следственные дела, а также особо ценные дела и дела, которые сформированы по разновидности документов, но заголовки которых не раскрывают их содержания. Для этих документов составление описи является обязательным. В отношении всех остальных случаев организация принимает решение, есть ли необходимость в составлении описи документов. Очень часто дополнительно составляются описи дел, которые касаются личного состава и лицевых счетов.