Хранение документов

Хранение документов

Архивное хранение документов вне офиса имеет ряд преимуществ, среди которых особенно стоит отметить следующие: 

• Экономия дорогостоящего офисного пространства
• Удобный и быстрый доступ (особенно важно при частых проверках с необходимостью выемки документов)
• Обеспечение конфиденциальности хранения
• Доставка документов

Служба доставки компании Архив-Профи в максимально сжатые сроки обеспечит доставку необходимых документов в офис вашей компании. Кроме оригиналов документов по желанию заказчика могут быть доставлены копии или электронные версии документов на любом удобном носителе.

Конфиденциальность хранения

Доступ к хранящимся документам имеют только уполномоченные представители вашей Компании и компании Архив-Профи. Отсутствие информации о вашей компании на коробах и опломбирование всех коробов значительно затрудняет несанкционированный доступ к документам. В хранилище отсутствует какая-либо электронная информация о хранящихся документах. Хранение документов конфидинциально.

Подготовка документов

Наши специалисты помогут вам провести все необходимые операции для подготовки документов к хранению, составят описи, систематизируют и упакуют документы, обеспечат конфиденциальный вывоз до места хранения.

Сроки хранения документов?

Первое, что необходимо сделать для сдачи документов в архив, это определить сроки хранения этих документов. Сроки хранения документов определяются в результате экспертизы ценности документов как научной так и практической. В ходе экспертизы проводится отбор документов на хранение и устанавливаются сроки их хранения.

Какие могут быть назначены сроки хранения документов?

Комиссия вправе назначить следующие сроки хранения документов:

• кратковременные сроки хранения - менее 10 лет (например 1год, 3 года или 5 лет);
• долговременные сроки хранения - более 10 лет, включая постоянное хранение (например 10 лет, 30 лет, 75 лет и т. д.);
• ряд документов не хранят - они подлежат уничтожению.

Какие преимущества в использовании услуг организаций, которые предлагают внеофисное хранение документов? Таких преимуществ множество. Во-первых, самая важная информация вашего предприятия будет защищена. Подобные компании осуществляют правовую, экономическую и техническую защиту документов. Ваши документы надежно защищены от атаки конкурентов, рейдеров или внезапного визита контролирующих органов. Очень часто правоохранительные органы при обыске или проверке не имеют возможности проверить все документы, поэтому пакуют их в коробки и увозят на проверку. Получить обратно их бывает очень сложно, а порой пропадают документы, без которых предприятие просто не может работать. При внеофисном хранении документов компания предоставляет вам юридическую поддержку и в случае визита правоохранительных или контролирующих органов может применить мотивированный отказ от выдачи документов. Во-вторых, внеофисное хранение документов очень выгодно, потому что вы экономите на аренде площади под архив и на зарплате работникам архива.

Есть еще один важный момент хранения документов за пределами офисов. Зачастую большинство документов вам второй так и не понадобится, а именно те, которые нужны, найти невероятно сложно. Очень часто в организации не существует структуры хранения документов, их группировки и поиска. Устаревшие документы не удаляются, а классификация документов становится все сложнее. Никто не имеет представления о том, что уже есть в архиве, а поэтому постоянно создаются новые папки, которые дублируют информацию, которая уже есть. На поиск в результате тратиться огромное количество времени и сил. Поэтому самым правильным решением в данном случае является обращение к услугам внеофисного хранения документов. При этом вы можете быть уверены в том, что вся информация о вашей фирме конфиденциальна, а несанкционированный доступ к вашим документам исключен.

Специалисты компании помогут подготовить документы для хранения, займутся составлением описей, систематизацией и упаковкой документов, после чего они будут вывезены в место хранения. Также они проведут экспертизу ценности документов, в результате которой будет произведен отбор документов, в зависимости от сроков хранения - временного и постоянного, после чего определяется период, на протяжении которого они будут храниться в архиве данной компании. Это может быть как небольшой срок (до 5 лет), так и более длительный (10, 30, 75 лет и более).

     Конфиденциальность хранения

     Подчеркнём, что хранения Ваших бумаг строго конфиденциально. Доступ к хранящимся документам могут иметь только назначенные Клиентом представители его организации, а так же уполномоченные сотрудники хранилища. При этом коробки с документами в обязательном порядке подвергаются пломбированию, к тому же, в целях безопасности, информация о компании-заказчике на коробах значиться не будет.