Вас приветствует специализированная компания "Архив-Профи".
Мы производим отбор и прием на архивное хранение, уничтожение, опись документов.
Сотрудничая с нашей компанией, Вы приобретаете надежного партнера и первоклассного специалиста.
Научно-техническая обработка дел является одним из важных этапов необходимых для правильного хранения документов и эффективного их использования.
Наши специалисты осуществляют формирование документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также, дел по личному составу в отдельные дела, в соответствии со всеми стандартами, нормами и правилами архивного законодательства.
В соответствии с современными требованиями постановки делопроизводства дела постоянного хранения и по личному составу должны формироваться, а также оформляться в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел и только после этого передаваться в архив организации.
Практика показывает, что требования по формированию дел в большинстве организаций не соблюдаются или соблюдаются частично. Документы формируются в дела в произвольном порядке. Документы, находятся на скоросшивателях, в которых они систематизированы в обратном хронологическом порядке, количество листов в деле превышает 250, отдельные документы помещены в пластиковые файлы и др. В дела помещаются вторые экземпляры и копии документов, черновики, разрозненные документы. Поэтому, практически, всегда требуется проводить формирование или переформирование дел.
При формировании дел осуществляется отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела. При переформировании дел неправильно сгруппированные документы в дела расформировываются и дела формируются вновь.
При этом необходимо соблюдать следующие требования:
* включать в дела подлинные документы, а в отдельных случаях при отсутствии подлинных документов в дела могут включаться заверенные копии;
* документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
* включать в дело по одному экземпляру каждого документа, (в дело могут включаться черновые и дублетные экземпляры наиболее значимых документов, копии документов на которых имеются подлинные резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу;
* группировать в дела документы одного календарного года. Исключение составляют: переходящие дела, судебные дела, личные дела, документы учебных заведений, которые формируются за учебный год (кроме документов по административным и бухгалтерским вопросам), документы театров, характеризующие сценическую деятельность – в пределах театрального сезона и др.
Кроме того, при небольшом объеме документов одного вида, в случае проведения упорядочивания документов за несколько лет, документы могут быть сформированы в дело по видам документов в пределах нескольких календарных лет. Например: Приказы генерального директора по личному составу за 2001-2003 году;
* не включать в дело более 250 стандартных листов, при толщине не более 4 см.
(количество нестандартных листов может быть больше, но толщина дела сохраняется в пределах 4 см.). Если в процессе формирования дела количество листов превысило норму, дело подлежит разделению на тома;
*систематизировать документы в деле так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы;
*формировать документы вместе с приложениями, независимо от даты их утверждения или составления. Приложения к документам объемом свыше 250 листов формируются в отдельные тома.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Специалисты в области архивного дела и переплета документов рады приветствовать Вас! Надеемся, что наш сайт станет надежным помощником в общении между нами и поможет Вам в решении вопросов, которые возникают в работе каждого предприятия, организации или учреждения.
Компания "АРХИВ-ПРОФИ"
Главная
