Номенклатура дел

Номенклатура дел

     Номенклатура дел представляет собой систематизированный список дел, которые ведутся в организации и оформленный специально установленным образом. Существование нормального документооборота невозможно себе представить без номенклатуры дел. Поэтому она должна присутствовать в каждой организации, учреждении или предприятии, и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

      Номенклатура дел служит для систематизации документов и определяет саму систему хранения документов в организации. Кроме того, она содержит сроки хранения документов, что позволяет еще на начальном этапе определить предварительную экспертизу ценности документов и является основой для составления описи дел и основным учетным документом в делопроизводстве организации. Также она устанавливает индексацию дел, что позволяет использовать ее при регистрации документов. Нельзя не отметить, что номенклатура дел используется для учета дел временного хранения и может быть полезной при изучении структуры организации или быть использована, как основа справочной картотеки.

      Мы предлагаем услуги наших специалистов, имеющих большой и глубокий опыт в данной сфере, по составлению типовой, примерной и индивидуальной номенклатуры дел Вашей организации.

        При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

*         помещать в дело только исполненные документы;

*         включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

*         группировать в отдельные дела документы постоянного и временного сроков хранения;

*         группировать в дела документы одного календарного года, за исключением "переходящих" дел, которые формируются в течение ряда лет, например - личные дела сотрудников, которые формируются в течение всего периода работы сотрудника;

*         внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке или так, чтобы последовательно освещать решение вопроса.

     Исходя из этого, Вы можете сделать вывод, что правильное составление номенклатуры дел есть основополагающим при ведении делопроизводства.

     Составление номенклатуры будет произведено для Вашей организации на основе типовой и примерной номенклатуры дел с учетом особенностей вашей работы. Она будет составлена на основании номенклатуры дел струк­турных подразделений, согласована с архивом и подписана руководителями этих подразделений, причем, только после кропотливого и точного изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.