Историческая справка

     При упорядочении документов составляется историческая справка к архивному фонду организации за хронологический период, соответствующий крайним датам документов описей, передаваемых на хранение в архив.

     При упорядочении документов ликвидированных организаций историческая справка составляется за весь период деятельности организации.

     В исторической справке содержится информация об истории организации – фондообразователя, истории фонда и дается краткая характеристика документов фонда.

     В начале исторической справки приводится краткая характеристика исторических условий возникновения организации, сведения об организации – предшественнике, а затем в хронологической последовательности сведения о создании (образовании), реорганизации, ликвидации организации со ссылками на названия, номера и даты распорядительных и учредительных документов. Указываются все изменения в названии и подчиненности организации.

     Далее в исторической справке указывается структура, основные задачи и функции организации и их изменение за рассматриваемый хронологический период с указанием дат и документов, по которым были выявлены эти сведения.

     В исторической справке указывается масштаб деятельности организации, ее место в системе органов государственной власти, экономической, общественно-политической, культурной жизни страны. При наличии системы подведомственных организаций указывается ее состав.

     При написании исторической справки необходимо отказаться от политической оценки событий, эмоциональных выводов и заключений о деятельности организации.

     Во второй части исторической справки излагаются сведения по истории фонда:

*         дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;

*         изменения в составе и объеме фонда и их причины, перечисляются основные категории недостающих документов с указаниями дат, за которые они отсутствуют, а также результаты проведенной работы по розыску недостающих документов;

*         степень сохранности документов, в том числе физическое состояние документов;

*         краткие сведения об особенностях формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящие за хронологические границы фонда;

*         сведения о наличии документов фондообразователя, находящихся в составе других фондов или архивов, и местах их хранения;

*         сведения о наличии документов других организаций;

*         состав научно-справочного аппарата к фонду;

*         информация об условиях доступа и использования документов.

     В заключительной части исторической справки приводится структура фонда (наличие описей по разным направлениям деятельности организации, по отдельным видам документов), дается обобщенная характеристика фонда по составу и содержанию документов.