Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов в организации

     При упорядочении документов организации наиболее сложным является комплекс работ по определению состава документов, подлежащих приему в архив.

     Состав документов архивного фонда организации определяется в результате экспертизы их ценности и уточнения фондовой принадлежности.

     Именно в процессе экспертизы ценности документов происходит формирование архивного фонда организации.

      Задачами экспертизы ценности документов являются:

*         определение состава документов организации, которые содержат ценную информацию и подлежат  отбору и передаче в архив организации, а затем государственные архивы на постоянное хранение;

*         определение временных сроков хранения документов, имеющих практическое или справочное значение на протяжении определенного периода;

*         выделение к уничтожению документов организации с истекшими сроками хранения.

     Экспертиза ценности документов организации основывается на традиционных критериях (научно-обоснованных признаках, на основании которых определяется степень ценности документов), выработанных в процессе архивной практики.

     При проведении экспертизы ценности документов необходимо руководствоваться критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документа.

     Экспертиза ценности документов осуществляется в организациях в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи дел в архив, а также в государственных архивах – при описании принятых не обработанными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций и др.

     При проведении экспертизы ценности документов следует руководствоваться перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также, подведомственных им организаций, с указанием на сроки хранения (отраслевые перечни), а также  указаниями на сроки хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших, в указанные перечни, которые устанавливаются федеральными законами и другими федеральными нормативно правовыми актами, в том числе решениями ЦЕПК Федерального архивного агентства.

     Сроки хранения, установленные ими являются обязательными для всех организаций независимо от формы собственности как государственных, так и негосударственных.

     В настоящее время при проведении экспертизы ценности управленческой документации применяется «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000).

     Для определения сроков хранения документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, применяется «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, с указанием сроков хранения» Часть 2. (М., 1989).

     Для отбора управленческих документов постоянного хранения за период до середины 90-х годов (1995), может применяться тот же «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, с указанием сроков хранения» (М., 1989).  

     Для установления сроков хранения специфической отраслевой документации применяются отраслевые перечни, примерные номенклатуры дел, изданное в настоящее время, а также – до выхода Перечня типовых документов… (М., 2000). Например: Перечень документов со сроками хранения Министерства культуры СССР, его учреждений, организаций и предприятий (М., 1983), Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения (М., 1999) и др.

     По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

 Высококвалифицированные, трудоемкие работы по формированию архива и определению ценности документов иногда являются для фирмы или организации достаточно сложными. Не у каждой компании в штате есть сотрудники, которые на должном уровне могут провести экспертизу ценности документов: внутренних, входящих, исходящих. Однако данный вид работ является необходимой составляющей дальнейшей документальной деятельности организации, ведь упорядоченность материалов и своевременная экспертиза ценности документов – очевидные показатели отлаженной работы предприятия.

Мы предоставим для вашей организации (фирмы, компании) услуги по экспертной оценке. Наши специалисты определят состав документов фирмы и произведут отбор ценных материалов в архив организации, который может храниться в дальнейшем в офисе или хранилищах фирмы, либо быть переданным на хранение в нашу компанию.

Экспертиза ценности документов позволит точно определить сроки хранения документации, которые должны будут строго выдерживаться на протяжении определенного периода. В ходе проведения экспертизы ценности выявляются документы, подлежащие уничтожению из-за истекших сроков хранения либо не имеющие деловой ценности.
Наш опыт и практические знания помогут вам при помощи научно-обоснованных, объективных критериев определить ценность и важность документации вашей компании.

     Проведение экспертизы ценности документов является трудоемким, кропотливым, а также одним из самых высококвалифицированных видов архивных работ.

     Обратитесь к нам и наши специалисты решат ваши проблемы связанные с формированием архива.