Вопрос-ответ

Ответ

8.4. Справочный аппарат описи

    Для более эффективного использования информации, содержащейся в описях дел архивных фондов, для ускорения поиска документов в научных и практических целях к описям создается справочный аппарат, который включает:
-титульный лист;
- оглавление (содержание), если опись имеет разделы;
- предисловие;
- список сокращенных слов;
- переводные таблицы шифров (в случае переработки описи);
- указатели (при необходимости).
Справочный аппарат к описи выполняет функцию первого ознакомления с документами фонда (титульный лист, оглавление), а также способствует поиску необходимой информации (указатели), уточнению содержания описи (список сокращений) и др.
8.4.1. Титульный лист описи
    Титульный лист описи является обязательным элементом справочного аппарата для всех описей. Он содержит информацию, определяющую принадлежность документов, внесенных в опись к конкретному фонду или его части, определенному периоду времени, а также поисковые данные.
На титульном листе описи дел постоянного хранения указываются (приложения №№ 8, 9):
- полное название государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (Центральный архив города Москвы, Центральный архив общественно-политической истории Москвы и др.).
- название фонда;
- номер фонда;
- номер описи;
- название описи
- крайние даты дел, включенных в опись.
    Название фонда организации пишется в виде официального названия организации-фондообразователя со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности и официально принятыми сокращенными названия (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в опись в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной даты каждого названия при этом могут указываться только годы, либо месяца и годы. Если организация продолжает функционировать, конечная дата названия не проставляется.
    При этом на титульном листе указывается сначала последнее его название, а затем все изменения его названий.
    Если название фондообразователя менялось многократно,  на титульном листе дается его последнее название, а все переименования приводятся в листе переименований, который помещается за титульным листом. На листе переименований названия организаций даются в том же порядке, как на титульном листе
    Для объединенных архивных фондов указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования. После обобщенного названия объединенного фонда в скобках указывается – «объединенный фонд». Например:
Отделения Московской советской рабоче-крестьянской милиции
(объединенный фонд)
    Для архивных коллекций на титульном листе указывается название коллекций, например:
Коллекция документов о деятельности религиозных объединений.
    Номер фонда присваивается в государственном архиве, куда передаются документы или в архиве организации, если организация не является источником комплектования государственных архивов. Документам по личному составу ликвидированных организаций, которые передаются на хранение в архивы кадровой документации по административным округам, присваивается отдельный номер фонда в архиве кадровой документации.
При первом поступлении документов в государственный архив номер фонда на титульном листе не указывается.
Номер описи. Описям присваиваются учетные номера. К номерам описи может добавляться буквенный индекс, определяющий состав и вид документов, учтенных в описи, например, «лс» (личный состав), «н» (научная документация) и др.). В необходимых случаях (создание новых описей и т.п.) вопрос о присвоения номера описи согласовывается с государственным архивом.
Не допускается присвоение описям одинаковых учетных номеров, отличающихся только буквенной индексацией (например, № 1 и № 1лс), если они поступают в один государственный архив.
Номер описи дел фонда присваивается при первом поступлении документов в архив, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи (при этом к номеру описи в скобках добавляется слово «продолжение). Заголовки дел во всех описях одного номера нумеруются в валовом порядке до достижения четырехзначного номера (9999), после чего опись считается законченной и следующему годовому разделу этой описи присваивается другой номер.
В случае составления дополнительной описи на дела, не включенные в опись по каким либо причинам при упорядочении документов и обнаруженные впоследствии, описи присваивается новый порядковый номер, при этом к номеру описи в скобках добавляется слово «дополнение к описи № ». В предисловии указываются причины и основания составления дополнительной описи.
Название описи включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), а также конкретное название описи (если оно имеется). Например:
Опись № 3
дел постоянного хранения
Переписка Мэрии и Правительства Москвы

Опись № 2
дел временного хранения (свыше 10 лет)
по опеке и попечительству
Крайние даты документов и дел, включенных в опись, указываются на титульном листе после названия описи с новой строки.
Они показывают даты всех документов, включая даты документов, заведенных предшественниками фондообразователя, а также даты документов приложений, а также документов, созданных в процессе ликвидации, выходящих за хронологические рамки фонда.
 Если в опись включены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые в опись включены дела. Например:1989-1995, 1999-2003 гг.
8.4.2. Оглавление
Оглавление составляется, если в описи дел имеются годовые, структурные, тематические разделы и подразделы, справочный аппарат к описи.
В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех разделов и подразделов, включенных в раздел описи, указатели (если они имеются), переводные таблицы шифров (к переработанным описям).
Против названия каждого раздела, подраздела и т.д. указываются номера соответствующих листов описи. В случае необходимости могут приводиться и номера дел.
Оглавление помещается в начале описи после титульного листа и листа переименований.
8.4.3. Предисловие
Обязательным элементом справочного аппарата к описи является предисловие.
Предисловие составляется к каждой отдельной описи фонда, чтобы отметить особенности построения описи и состава документов, а также их описания.
К описям объединенного архивного фонда составляется общее предисловие, если дела фондов, входящих в него, включены в одну опись. Кроме того, могут составляться предисловия к описям каждого фонда, включенного в объединенный архивный фонд. В этом случае в общее предисловие включаются все общие сведения относительно объединенного архивного фонда и отдельных его фондов и их описей. В предисловиях к описям отдельного фонда излагаются сведения, касающиеся лишь этого фонда, и даются ссылки на общее предисловие.
Это положение относится и к предисловию к описям архивных коллекций документов.
В предисловии к описи излагаются:
- история организации – фондообразователя;
 - истории фонда;
- состав и содержание документов описи;
- особенности формирования, описания и систематизации дел;
 - состав справочного аппарата к описи и порядок пользования им.
В предисловии к описи история фондообразователя и история фонда излагается кратко, сжато, так как помимо предисловия к описи составляется историческая справка к фонду за период соответствующий документам в описи, в которой подробно рассматриваются эти вопросы (см. раздел 9).
В предисловии освещаются следующие вопросы:
- дата возникновения, реорганизации, ликвидации организации со ссылкой на номера и даты распорядительных документов, его подчиненность, а также название учреждения-предшественника или учреждения унаследовавшего его функции.
- компетенция, структура, функции учреждения - фондообразователя, сеть подведомственных организаций;
- дата и основание поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты.
После краткой характеристики истории фондообразователя и истории фонда в предисловии, необходимо дать ссылку на историческую справку, где указанные вопросы рассматриваются более подробно. Например: «Подробнее см. Историческую справку к фонду… за…».
Если по какой-либо причине историческая справка к фонду отсутствует, или она недоступна для пользователей, в предисловии приводятся сведения по истории фондообразователя и фонда в объеме требований, предъявляемых к исторической справке (см. раздел 9).
В предисловии к описи объединенного фонда, включающему однородные организации, приводятся общие сведения по истории данных организаций, в необходимых случаях, освещаются индивидуальные особенности каждого учреждения.
При характеристике в предисловии состава и содержания дел, включенных в опись, указываются хронологический период, за который документы включены в опись  и общее количество дел, отмечаются наиболее типичные группы дел, как по их видам, так и по содержанию. Оговаривается наличие документов, выходящих за хронологические рамки описи. Подчеркивается наличие и состояние фотодокументов, альбомов, графических документов, входящих в состав документов описи.
Если в опись дел постоянного хранения включены документы временного срока хранения (квартальные отчеты) необходимо объяснить целесообразность включения таких документов. При отсутствии ряда документов постоянного хранения и по личному составу  в описи, в предисловии указываются конкретные виды отсутствующих документов, и дается объяснение причин этого (не составлялись, утрачены и др.). Кроме того, отмечается в каких делах описи или в фондах других организаций  может содержаться информация, восполняющая сведения отсутствующих документов.
В предисловии должны быть указаны основные принципы формирования дел, особенности описания и оформления дел. Перечисляются, какие виды работ были проведены с целью упорядочения документов (экспертиза ценности, формирование или переформирование дел, описание дел на обложках, техническое оформление дел, систематизация и т.д.). Отмечаются особенности формирования отдельных категорий дел и составления заголовков к ним.
В предисловии следует отметить наличие подлинных документов и копий в делах и особенности указания копийности документов в заголовках дел.
Также необходимо обосновать объединение документов за несколько лет в одно дело, если такие дела включены в опись
Следует указать принцип систематизации дел в описи, в необходимых случаях аргументировать его выбор, отметить отступления от принятой схемы, если таковые имеются.
Указывается также структура фонда (наличие других описей за этот период), в предисловии к описи постоянного хранения отмечается место хранения документов по личному составу организации.
В случае переработки описи, в том числе в архиве организации при утрате большого количества документов, в предисловии к переработанной описи дается сравнение с прежней, указываются преимущества нового способа построения описи и причины переработки описи. В необходимых случаях следует отмечать основные исправления и внесенные дополнения (проведена унификация приемов описания заголовков в тексте; исключены документы, не относящиеся к профилю фонда; проведена пересистематизация дел, перешифровка дел и т.д.).
В заключении предисловия к описи дается характеристика справочного аппарата к описи, основные принципы его составления и указания о порядке пользования справочным аппаратом.
В предисловии отмечается наличие документов, относящихся к деятельности организации в других фондах или архивах Главархива Москвы.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления и заведующим архивом (лицом ответственным за архив) и помещается в начале описи после оглавления (содержания).
Предисловие к описи ликвидированных организаций, передающим документы по личному составу в Главархив подписывается руководителем организации (председателем ликвидационной комиссии, конкурсным управляющим) или составителем и заверяется печатью.
Предисловие, составленное в государственных архивах Москвы при переработке фондов, при упорядочении документов фондов поступивших и поставленных на учет в состоянии россыпи подписывается составителем.
8.4.4. Список сокращенных слов
Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в тексте описи применяются сокращения слов.
Назначение списка сокращений – унифицировать приемы описания в описи и справочного аппарата к ней и уменьшить ее объем.
В список вносятся все сокращения слов и понятий употребляемых в описи, а также сокращенные обозначения названий организаций.
В список не включаются общепринятые сокращения слов («г.» - год, «гор.» - город и т.п.).
Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагают в списке в алфавитном порядке.
Список сокращенных слов помещается после предисловия к описи.
8.4.5. Указатели
Указатели составляются, как правило, к сложным по структуре и содержанию описям дел для облегчения пользования ими и более полного раскрытия содержания документов, содержащихся в них.
В зависимости от состава и содержания документов описи может быть составлен один или несколько указателей.
Указатели могут быть тематическими (предметными), именными, географическими, хронологическими и др. Могут составляться также специальные указатели, как например, указатель учреждений.
Составляются указатели, как правило, по сведениям, содержащимся в описательных статьях раздела, без просмотра дел. Только в тех случаях, когда в раздел включены заголовки дел, сформированных по номинальному и хронологическому признаку, указатели составляются с просмотром дел.
По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные и систематические указатели. Алфавитное расположение понятий применяется для указателей содержащих однородные понятия (фамилии, географические названия и др.).
В указателях, раскрывающих содержание дел в тематическом плане, структура основной части строится в систематическом (логическом) порядке, а алфавитное расположение понятий выступает на последнем этапе систематизации.
Основным элементом указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных.
Указатели могут быть глухими и аннотированными.
При упорядочении документов, чаще составляются глухие указатели, рубрики которых включают только обозначения понятий (без аннотаций) и поисковые данные. (приложение № 15).
Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

8.4.6. Переводные таблицы шифров
При переработке описей составляются переводные таблицы старых и новых шифров дел, состоящий из граф: номер дела по старой описи, номер дела по новой описи, примечания.


9. ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА К ФОНДУ

При упорядочении документов составляется историческая справка к архивному фонду организации за хронологический период, соответствующий крайним датам документов описей, передаваемых на хранение в архив.
При упорядочении документов ликвидированных организаций или при переработке описей в государственном архиве историческая справка составляется за весь период деятельности организации.
В исторической справке содержится информация об истории организации-фондообразователя, истории фонда и дается краткая характеристика документов фонда.
Для объединенных фондов в исторической справке дается обоснование объединения фондов.
9.1. В начале исторической справки приводится краткая характеристика исторических условий возникновения организации, сведения об организации-предшественнике, а затем в хронологической последовательности сведения о создании (образовании), реорганизации, ликвидации организации со ссылками на названия, номера и даты распорядительных и учредительных документов.
При наличии нескольких правовых актов о создании, переименовании, преобразовании и ликвидации организации приводятся названия и даты всех документов, за основу берется наиболее ранний по времени подписания документ.
Указываются все изменения в названии и подчиненности организации.
Если сведения по истории организации установлены не по распорядительным документам, а косвенным путем (распорядительные документы акты не были обнаружены), это обязательно оговаривается в исторической справке.
Сведения о реорганизации, ликвидации и др. фондообразователя даются с учетом формулировок, приведенных в распорядительных и учредительных документах: создать, преобразовать, реорганизовать, создать на базе и т.д.
Далее в исторической справке указывается структура, основные задачи и функции организации и их изменения за рассматриваемый хронологический период с указанием дат и документов, по которым были выявлены эти сведения. Например: Согласно штатному расписанию на 1994 год структура организации была следующей:….
В исторической справке отмечается масштаб деятельности организации, ее место в системе органов государственной власти, экономической, общественно-политической, культурной жизни страны. При наличии системы подведомственных организаций указывается ее состав.
В исторической справке к объединенному фонду излагается история всех организаций-фондообразователей, документы которых образуют этот фонд, при этом история каждой организации-фондообразователя дается самостоятельным разделом.
Для поиска сведений по истории фондообразователя следует обращаться непосредственно к документам организации-фондообразователя, к распорядительным документам вышестоящей организации (при ее наличии), а также к справочной литературе, энциклопедиям, справочникам по административно-территориальному делению и др.
Сведения о создании, реорганизации, ликвидации, изменении названия, подчиненности можно найти в распорядительных документах организации-фондообразователя и ее вышестоящих органах, материалах учредительных и ликвидационных собраний, съездов, пленумов, регистрационных документах и др.
Основные задачи и функции организации отражены в положениях (уставах) организаций, положениях о структурных подразделениях и др.
Изменения структуры организации можно проследить по распорядительным документам, структурам и схемам организации управления, штатным расписаниям и др.
Основные направления деятельности организации, ее подведомственной сети представлены в отчетах по основной деятельности, справках, информациях и др.
При написании исторической справки необходимо отказаться от политической оценки событий, эмоциональных выводов и заключений о деятельности организации.
В исторической справке сноски делаются на документы архивных фондов с указанием номера фонда, описи, дела, листа, на использованную при ее написании научно-справочную литературу. Сноски оформляются в соответствии с правилами библиографического описания (ГОСТ 7.1 –2003. СИБИД. «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления»).
9.2. Во второй части исторической справки излагаются сведения по истории фонда:
- дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;
- изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности (при переработке описей), утраты документов, незадокументированные периоды. Перечисляются основные категории недостающих документов с указанием дат, за которые они отсутствуют, а также результаты проведенной работы по розыску недостающих документов;
- степень сохранности документов, в том числе физическое состояние документов;
- краткие сведения об особенностях формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящие за хронологические границы фонда. Крайние даты документов фонда могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального и завершающего этапов деятельности организации или если в фонд организации были в свое время переданы не завершенные делопроизводством дела организации-предшественника. Если крайние даты документов фонда выходят за хронологические рамки деятельности фондообразователя, включение их в состав фонда обязательно оговаривается;
- сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивов, и местах их хранения;
- сведения о наличии документов других организаций (фондовые включения);
- состав научно-справочного аппарата к фонду;
- информация об условиях доступа и использования документов.
9.3. В заключительной части исторической справки приводится структура фонда (наличие описей по разным направлениям деятельности организации, по  отдельным видам документов), дается обобщенная характеристика фонда по составу и содержанию документов.
9.4. Историческая справка о ликвидированных организациях, не являющихся источниками комплектования Главархива Москвы, но передающая документы по личному составу, в архивы кадровой документации должна содержать следующие сведения:
- сведения об организации:
- полное и сокращенное название организации;
- сведения о создании, преобразовании, реорганизации, ликвидации организации, изменении ее названия с указанием точных дат и названий организационно-распорядительных документов;
- сфера деятельности (задачи и функции организации);
- состав системы подведомственных организаций, филиалов, отделений и т.п.;
- структура организации и ее изменения;
- адрес организации (юридический и фактический);
- код ИНН, номер организации-налогоплательщика в Пенсионном фонде Российской Федерации, номер налоговой инспекции, проводившей ревизию финансово-хозяйственной деятельности организации;
- сведения о фонде:
- количество дел в фонде и их крайние даты;
- степень сохранности документов;
- местонахождении документов, оставленные на хранении учредителей, преемников до истечения установленного законодательством срока временного хранения;
- характеристика документов фонда;
- виды документов, вошедших в состав фонда;
- научно-справочный аппарат к фонду.
9.5. Для архивной коллекции историческая справка содержит сведения по истории ее создания, в том числе о времени, условиях, причинах создания, принципах построения, сведения о ее составителях, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве). Вторая и третья часть исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.
9.6. Историческая справка к фонду имеет заголовок: «Историческая справка к фонду № ...» с указанием в кавычках в именительном падеже как полного, так и сокращенного официального названия организации-фондообразователя и хронологического периода за который представлена информация о фондообразователе. При первом поступлении документов фонда в государственный архив оставляется место для указания номера фонда.
Например: Историческая справка к фонду № 2258 «Департамент международных связей города Москвы» за 2001-2005 годы.
Для объединенного фонда в заголовке к исторической справке указывается общее название объединенного фонда, а для архивной коллекции – название коллекции.
Например: Историческая справка к фонду № 1800 «Акционерное общество «Дельта-В» и его филиалы» за 2001-2004 годы, Историческая справка к фонду № 35 «Коллекция документов о подготовке и проведении Собрания граждан Российской Федерации 5 апреля 1992 год» за 1991-1992 годы.
9.7. При дальнейшем упорядочении и передаче документов в государственный архив составляется  дополнение к исторической справке, где описывают изменения в составе фонда, названии, структуре, функциях, подчиненности организации за соответствующий период.
Дополнение к исторической справке составляется в виде отдельного документа и имеет заголовок «Дополнение к исторической справке фонда № ...», с указанием номера фонда и полного название организации-фондообразователя в именительном падеже.
9.8. Историческую справку (дополнение к ней) к фонду действующей организации подписывают составитель и заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) организации.
Историческая справка к фондам ликвидированных организаций, передающим документы по личному составу в Главархив, подписывается руководителем организации (председателем ликвидационной комиссии, конкурсным управляющим) или составителем и заверяется печатью.
Историческая справка, подготовленная в государственных архивах Москвы при переработке фондов, при упорядочении документов фондов поступивших и поставленных на учет в состоянии россыпи подписывается составителем.
Историческая справка печатается в четырех экземплярах, три из которых представляются в государственный архив.
Историческую справку используют при составлении предисловия к описи дел фонда.